به طور خلاصه، بهره وري نتايجي را به عنوان كاركردي از تلاش منعكس مي‌كند. وقتي كه بهره وري افزايش مي‌يابد، اين معنا را مي‌دهد كه نتايجي بيشتر از ميزاني معين از تلاش به دست آمده‌اند. در معناي كلاسيك، بهره وري به عنوان يك نسبت تعريف مي‌شود يعني دادة يك تلاش (كار) بر نهاده‌هاي (كار، انرژي و غيره) لازم براي توليد آن داده تقسيم مي‌شود. چند مثال را در نظر بگيريد تعداد بوشل‌هاي ذرت را مي‌توان به عنوان يك دادة كليدي از عملكرد يك مزرعه تلقي كرد. زمان و كار مزرعه دار را مي‌توان نهاده به حساب آورد. تعداد قطعاتي را كه كارگران خط توليد مي‌سازند مي‌توان داده فرض كرد، و نهاده مي‌تواند مدت زماني باشد كه يك كارگر در خط توليد تعدادي قطعه توليد مي‌كند. در اينجا مثال‌هاي بيشتري از مقياس‌هاي بهره وري از محيط‌هاي مختلف ذكر شده‌اند.
تعداد صفحات تايپ شده تعداد واگن‌هاي باري تخليه شده
ساعات خدمت منشي گري تعداد كارگران، ليفت تراك‌ها
تعداد دانشجويان تعليم ديده تعداد مشترياني كه خدمات دريافت كرده‌اند
ساعات كار شركت خدمت دهنده مقدار نيروي برق مصرف شده
توجه كنيد كه هر يك از مقياس‌هاي بهره وري به عنوان يك نسبت بيان مي‌شود. براي مثال، زماني كه يك منشي 20 صفحه (داده) را در يك ساعت كار (نهاده) تايپ مي‌كند، بهره وري او بيست عنوان مي‌شود. اگر او يك دورة ماشين نويسي سريع را آموزش ببيند يا از يك دستگاه جديد حروف نگار رايانه‌اي با سرعت زياد استفاده كند، و در نتيجه حالا بتواند 30 صفحه در ساعت تايپ كند، مقياس 30 (30 صفحه تقسيم بر يك ساعت) خواهد شد.
احتمالاً رهبران سازماني آينده نيازمند خواهند بود تا اندازه گيري بهره وري را خيلي خوب بفهمند و بتوانند آن را به آساني به ديگران تعليم دهند. به علاوه، مربيان، مشاوران توسعه سازماني و پژوهشگران امور سازماني بايد خودشان را با مهارت‌ها و دانش‌هاي مورد نياز براي اندازه گرفتن و فهميدن محيط بهره وري مجهز كنند.
كارآيي، اثر بخشي، و بهره وري
يكي از مفاهيم مرتبط با اندازه گيري بهره وري مفهوم توليد «اثر بخش» و توليد «كارآمد» است. توليد اثر بخش فرآيندي است كه نتايج مطلوب را به وجود مي‌آورد. يك سازمان ممكن است به طور اثر بخشي محصولاتي بيشتر توليد كند يا خدماتي بيشتر ارائه دهد. براي مثال، يك لبنيات فروشي ممكن است ده درصد بيشتر بستني در هفته توليد كنند. يك مؤسسة خدماتي ممكن است تعداد خانه‌هايي را كه نظافت مي‌كند ماهانه تا 15 درصد افزايش دهد. در هر دو مورد توليد اثر بخش افزايش يافته است. به هر حال، همان افزايش‌هاي اثر بخش در داده ممكن است به قيمت سطح بسيار بالاتري از نهاده به دست آمده باشد. ده درصد اضافه توليد بستني ممكن است به قيمت 15 درصد افزايش در سرمايه براي پرداخت هزينه‌هاي خودروي مؤسسه مزبور و 5 درصد افزايش در هزينه‌هاي مستقيم كارگر كسب شده باشد. در اين مثال‌ها، در حالي كه توليد اثر بخش بالا رفته، بهره وري كل سازمان پايين آمده است، صرفاً به اين علت كه نهاده‌هاي مورد نياز براي توليد داده‌ها سريع تر از توليد اثر بخش صعود كرده است. در حالي كه هر دو مثال دستيابي به توليد اثر بخش مطلوب (افزايش داده‌ها) را نشان مي‌دهد، مصرف نهاده‌هاي افزايش يافته در واقع سبب شده است تا سازمان بهره وري كمتري داشته باشد.
توليد كارآمد نشان دهندة دستيابي به داده‌هاي مطلوب با حداقل نهاده‌هاست. اين موضوع در ابتدا اين طور به نظر مي‌رسد كه بهره وري در بالاترين سطح خود مي‌باشد، در حالي كه كارآيي و بهره وري از نزديك به يكديگر مرتبند. توليد كارآمد بهترين بهره وري را تضمين نمي‌كند. براي مثال، يك توليد كنندة لباس ممكن است 100 كت اسپورت در روز توليد كند، ولي همين كار را ممكن است با پنج كارگر كمتر از آن تعدادي كه يك ماه قبل براي توليد آن 100 كت نياز داشت انجام دهد. ولي اگر تقليل در نهادة كار سبب افزايش ميزان نقص در كت‌هاي اسپورت شوديعني از 2 كت به 7 كت در هر 100 كت برسد، در اين كاسبي چيزي عايد نشده است. در حقيقت، هزينة دوباره كاري يا نرخ دور ريز كت‌هاي ناقص ممكن است بالاتر از ميزان هزينه تقليل يافتة نهاده باشد كه به علت صرفه جويي در پنج كارگر حاصل شده است. همچنين توجه كنيد، كه حتي اگر ميزان نقص كت‌ها قابل قبول باشد، آنها ممكن است از مد افتاده يا فاقد رديف اندازة قابل فروش به مقدار كافي باشند. اگر هزينه‌هاي تقليل يافتة كار نيز منجر به كيفيت پايين تر بشود، توليد ممكن است كارآمدتر باشد. ولي بهره وري زمان آسيب ببيند. در سازمان‌هاي خلاق، اثر بخشي و كارآيي بايد دست در دست يكديگر حركت كنند. سازمان‌ها براي مدتي كوتاه مي‌توانند بدون كارآيي خوب دوام آورند اما بدون اثر بخشي معمولاً از بين خواهند رفت.
دومين مفهوم مرتبط با اندازه گيري بهره وري مفهوم كار «سخت تر» در مقابل كار «هوشمندانه تر» است عده‌اي مي‌گويند بهره وري سخت تر كار كردن نيست، در واقع هوشمندانه تر كردن است. ميان سخت تر و هوشمندانه تر كار كردن تفاوت وجود دارد. براي مثال، شناگري را در نظر بگيريد كه آموزش بسيار دشواري ديده است تا به بالاترين مقام قهرماني برسد. اين شناگر نمي‌تواند سخت تر كار كند چون به بالاترين سطح تلاش خود رسيده است. ولي اگر يك مربي زرنگ بتواند روش جديدي از چرخيدن در حال شنا را به او ياد بدهد كه باعث تقليل زمان تلف شده در آب شود، و بتواند به او آموزش دهد تا در شيرجه مدتي بيشتر زير آب باقي بماند (در زير آب كارآيي هيدروديناميك بيشتر است)، بنابراين شناگر مي‌تواند بدون آن كه سخت تر كار كند مدت مسابقه‌اش را كاهش دهد مقدار تلاش او در طول يك مسابقه ثابت خواهد ماند، ولي زمان‌هاي (داده) مسابقه‌اش بهتر خواهند شد، بدين ترتيب اين شناگر افزايشي در بهره وري خواهد داشت. در بهره وري مي‌شوند يا نه، چالشي براي متخصصان اندازه گيري است.